Informativa Privacy Segnalazioni Whistleblowing

Informativa ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

Questa informativa viene fornita ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, dettato in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (in seguito anche Regolamento).

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Fondo Pensione Nazionale per il personale delle Banche di Credito Cooperativo Casse Rurali ed Artigiane, con sede legale in Roma, Via Massimo d’Azeglio 33, 00184, C.F. 96104290588.

Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer – DPO)

Il Titolare ha provveduto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati - Data Protection Officer (il “DPO”) – contattabile ai seguenti recapiti:

Data Protection Officer c/o

Fondo Pensione Nazionale per il Personale delle BCC/CRA

Via Massimo D’Azeglio 33

00184 Roma (RM)

e-mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Finalità del trattamento

Il Titolare tratterà i Dati Personali del segnalante, dei segnalati, dei facilitatori e di tutti i soggetti coinvolti dalla segnalazione per la gestione delle segnalazioni delle violazioni ai sensi del D.Lgs. 24/2023.

Per gestire la segnalazione e per garantire la tutela della riservatezza, in caso di segnalazione di reati o irregolarità di cui il segnalante è venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, in particolare verranno trattati:

• i dati del segnalante, dei segnalati, dei facilitatori e di tutti i soggetti coinvolti dalla segnalazione, al fine di una corretta gestione della segnalazione (verifica dell'ammissibilità e fondatezza della segnalazione, istruttoria, interlocuzioni, riscontri, ecc..) in conformità del D.Lgs 24/2023, del Regolamento e delle procedure aziendali;
• i dati del segnalante, nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, per il disvelamento dell’identità del segnalante stesso, previa comunicazione scritta delle motivazioni ed espresso consenso che verrà richiesto, qualora il disvelamento dovesse essere necessario;
• i dati del segnalante, al fine di comunicarne l’identità e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente tale identità, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, previo consenso espresso della stessa persona segnalante.

Natura dei dati personali trattati

Nel perseguimento delle finalità indicate, il Titolare potrà venire a conoscenza dei dati anagrafici e di contatto, e dei dati presenti nella segnalazione; il Titolare potrebbe venire a conoscenza anche di dati che il Regolamento definisce particolari, quali, a titolo esemplificativo, quelli idonei a rivelare lo stato di salute, l’appartenenza ad organizzazioni sindacali, o dati che il Regolamento definisce giudiziari. I dati trattati potranno riferirsi al soggetto segnalante e a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

Natura del conferimento dei dati personali

Il conferimento dei Dati Personali indicati in precedenza è necessario per il perseguimento delle finalità su menzionate; il mancato conferimento potrebbe pregiudicare la gestione della segnalazione.

Modalità di trattamento

Il Trattamento dei dati avverrà mediante strumenti prevalentemente informatici, telematici, tramite la piattaforma Whistlelink, anche attraverso sistema di messaggistica vocale registrato in tale piattaforma ed in ogni caso mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza, la riservatezza.

Destinatari dei dati personali

I dati personali raccolti attraverso la piattaforma per le segnalazioni potranno essere trattati all’interno dell’organizzazione del Titolare del trattamento da persone autorizzate e formate ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni ed espressamente autorizzate a trattare tali dati, solo con il consenso espresso della stessa persona segnalante.

Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

I dati potranno essere conosciuti anche da società terze che supportano il Titolare del trattamento nella gestione della piattaforma aziendale per la segnalazione in qualità di Responsabili del trattamento e a soggetti ai quali sia riconosciuta la facoltà di accedere ai dati personali da disposizioni di legge e/o di normativa secondaria.

Diffusione e trasferimento dei dati

I dati non saranno diffusi.

I dati non saranno trasferiti fuori dall’Unione Europea. L’eventuale trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea avverrà solo verso soggetti che garantiscano un adeguato livello di protezione del trattamento e/o verso Paesi per i quali le competenti Autorità abbiano emesso una decisione di adeguatezza e verso soggetti che abbiano fornito idonee garanzie al trattamento dei dati attraverso adeguati strumenti normativi/contrattuali, quali ad esempio la sottoscrizione di clausole contrattuali standard.

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento per la gestione delle segnalazioni è l’obbligo di legge (D.Lgs. 24/2023) finalizzato a contrastare condotte illecite o irregolarità, violazioni di norme, azioni suscettibili di arrecare pregiudizio patrimoniale o di immagine aziendale e di dotarsi di un sistema di segnalazioni in linea con quanto previsto dalla normativa su menzionata.

La conoscenza dei dati del segnalante da parte di persone diverse da quelle autorizzate e formate ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, si basa sul consenso del segnalante.

La registrazione della segnalazione attraverso sistema di messaggistica vocale si basa sul consenso del segnalante.

Conservazione dei dati personali

Il Titolare tratterà i Dati raccolti nell’ambito della segnalazione per il tempo strettamente necessario per il raggiungimento delle finalità su menzionate; in particolare le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 D.Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del Regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del D.Lgs. n. 51 del 2018.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

Diritti dell’interessato

Informiamo, infine, l’interessato che potrà esercitare i diritti contemplati dal Regolamento scrivendo a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.. Pertanto, Lei potrà:

• accedere ai Suoi dati personali, ottenendo evidenza delle finalità perseguite da parte del Titolare, delle categorie di dati personali trattati, dei destinatari a cui gli stessi possono essere comunicati, del periodo di conservazione applicabile, dell’esistenza di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze possibili per l'interessato, ove non già indicato nel testo di questa Informativa;
• ottenere senza ritardo la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
• ottenere, nei casi previsti dalla legge, la cancellazione dei Suoi dati personali non strettamente necessari al perseguimento delle finalità su menzionate;
• ottenere la limitazione del trattamento o di opporsi allo stesso, quando ammesso in base alle previsioni di legge applicabili al caso specifico.

Si informano, inoltre, gli interessati, che i diritti su menzionati posson essere esercitati dall’utente, nei limiti indicati dall’art 2-undecies del Dl.gs 196/03, applicabile nel caso in cui dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto per l’interessato stesso. In tali casi, i diritti dell'interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei dati personali, con le modalità di cui all'articolo 160 del Dl.gs 196/03.

Ove lo ritenga opportuno, l’interessato potrà proporre reclamo all'Autorità di controllo.